Cách viết email gửi CV xin việc hiệu quả có thể quyết định việc bạn được chọn giữa hàng ngàn ứng viên khác. Khi nộp hồ sơ cá nhân, soạn thảo thư cùng lời chào ấn tượng không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn là cơ hội để thu hút sự quan tâm của HR. Trong bài viết này, hãy cùng OKVIP tìm hiểu hướng dẫn viết email chuẩn để tạo dấu ấn cá nhân qua từng câu chữ khi gửi CV.
Tại sao cần học cách viết email gửi CV xin việc
Trong cuộc hành trình tìm kiếm việc làm, một bức thư gửi kèm hồ sơ sẽ thể hiện bản thân bạn là một người lịch sự. Ngoài ra, còn vô vàn lợi ích dễ nhận thấy như:
- Tạo ấn tượng đầu tốt qua lời chào thân thiện vì email gửi CV là cơ hội đầu tiên để ứng viên giao tiếp với nhà tuyển dụng.
- Thể hiện sự quan tâm với vị trí và công ty để HR thấy bạn sự quan tâm và là người luôn tỉ mỉ, có ý thức chuẩn bị tốt trước mọi nhiệm vụ.
- Trình bày một số thông tin chưa thể đề cập trong CV như bổ sung thành tích hoặc kỹ năng đặc biệt để nhà tuyển dụng chú ý, dành thời gian nhiều hơn để xem hồ sơ của bạn.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân và cho nhà tuyển dụng thấy được sự nhiệt huyết, thiện chí muốn được làm việc cho công ty tương lai.
- Kích thích sự tò mò của HR qua lời chào, khiến họ muốn tìm hiểu thêm về CV của bạn.
Chi tiết cách viết CV Marketing
Hãy cùng khám phá những yếu tố cụ thể giúp bạn xây dựng một email để gửi kèm CV thật trang trọng, lịch sự nhưng vẫn đảm bảo chân thành và thân thiện. Khi chú trọng vào các chi tiết đúng cách, ứng viên sẽ tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ, giúp nổi bật cá tính của bản thân và ghi điểm tốt với nhà tuyển dụng.
Tạo chủ đề rõ ràng cho email
Mỗi ngày, các nhà tuyển dụng phải tiếp nhận hàng nghìn CV nên thường có thói quen sử dụng các tính năng lọc, tra cứu email theo từ khóa trong tiêu đề. Nếu HR có yêu cầu cú pháp đặt tiêu đề thì cần tuân thủ như đã công bố. Trong trường hợp được tự do đặt tiêu đề cho email, bạn cần lưu ý đến một số yếu tố như:
- Chủ đề cần phản ánh nội dung chính và mục đích của bạn viết email. Hãy sử dụng một số từ ngắn gọn để tóm lược một cách súc tích về văn bản này hoặc đặt theo mẫu sau “Đơn Ứng Tuyển Vị Trí [Tên Vị Trí] – Họ Và Tên Ứng Viên”.
- Sử dụng các từ khóa quan trọng liên quan đến vị trí việc làm và lĩnh vực của bạn. Điều này giúp email của bạn dễ dàng nằm trong phạm vi tìm kiếm của nhà tuyển dụng khi họ thực hiện thao tác lọc qua hàng nghìn email cho nhiều vị trí.
- Chủ đề email cần ngắn gọn, không quá phức tạp để người đọc có thể nắm bắt nội dung chính ngay từ lần đầu nhìn thấy. Ứng viên nên tránh sử dụng quá nhiều từ ngữ phức tạp.
Triển khai nội dung chính
Sau đây là bố cục cơ bản ứng viên cần nắm vững khi học cách viết email gửi CV xin việc. Tham khảo ngay để không bị bỏ lỡ những nội dung quan trọng.
Lời chào thư
Nội dung này cần đảm bảo sự chuyên nghiệp và tôn trọng. Ứng viên nên sử dụng tên người nhận để tạo sự gần gũi. Nếu không biết tên có thể tham khảo mẫu sau: “Thân gửi/Kính gửi HR của công ty ABC” hoặc “Dear HR of ABC Company” nếu soạn email bằng tiếng Anh.
Trình bày lý do ứng tuyển
Ở phần này cần tóm tắt ngắn gọn một vài yếu tố khiến bạn quyết định nộp hồ sơ cùng lý do bạn cho rằng mình phù hợp với vị trí. Hãy cố gắng tạo liên kết giữa kinh nghiệm thực chiến của bản thân và kỹ năng đang có với yêu cầu của công việc.
Ví dụ: “Tôi tin rằng kinh nghiệm của mình trong lĩnh vực Digital Marketing và khả năng tối ưu chiến dịch quảng cáo sẽ là một sự hoàn thiện cho đội ngũ của công ty.” Bạn có thể tham khảo thêm cách viết mục tiêu nghề nghiệp trong CV để sáng tạo nội dung tốt hơn cho phần này.
Liệt kê các tệp đính kèm
Để tránh trường hợp nhà tuyển dụng đọc lướt và bỏ sót hồ sơ, chứng chỉ của bạn, hãy thêm vào nội dung thông báo về những tệp tin được gửi kèm. Ví dụ: “Tôi xin gửi kèm theo email CV của mình, cũng như một số sản phẩm mà tôi từng thực hiện trong các công việc trước.
Viết lời cảm ơn
Trong phần cuối email, hãy tận dụng cơ hội để tương tác gắn kết hơn và thể hiện lòng tôn trọng sâu sắc đối với nhà tuyển dụng. Sau khi đã chia sẻ những nội dung quan trọng trong thư, bạn có thể điều chỉnh cách viết để làm cho đoạn kết thúc trở nên hấp dẫn hơn như ví dụ sau:
“Em xin gửi đến anh/chị lời cảm ơn chân thành vì đã bớt chút thời gian quý báu để xem xét đơn ứng tuyển của em. Cơ hội này thực sự là niềm khích lệ lớn đối với em để tham gia đóng góp vào sứ mệnh và thành công của công ty. Em rất mong sớm nhận được phản hồi để có dịp được trao đổi nhiều hơn với anh/chị.”
Ngoài nội dung minh họa trên, bạn cũng có thể tự sáng tạo lời cảm ơn phù hợp với phong cách của mình. Mẹo nhỏ cho các ứng viên là hãy sử dụng câu ghép cùng vốn từ phong phú để tạo ra đoạn kết thân thiện, chân thành khiến HR muốn tương tác nhiều hơn trong tương lai.
Để lại chữ ký cá nhân
Đây là nội dung cuối cùng bạn cần thêm vào trong email khi gửi CV ứng tuyển hay bất kỳ thư nào liên quan đến công việc. Chữ ký cá nhân này không chỉ là một dấu ấn riêng biệt mà còn là một phần quan trọng giúp thể hiện tính chuyên nghiệp và tạo sự thuận tiện cho nhà tuyển dụng khi cần liên hệ.
Khi tạo mục này, ứng viên nên có đủ các thông tin cơ bản như họ tên, số điện thoại, nghề nghiệp hiện tại (không bắt buộc), địa chỉ thư điện tử, cách thức liên hệ qua các kênh mạng xã hội phổ biến. Bạn cần trình bày đa dạng thông tin liên lạc để khi không kết nối được theo cách gọi điện, họ có thể thử nhiều phương thức khác.
Việc để lại chữ ký cá nhân sẽ tạo thêm thiện cảm với HR, cho họ thấy bạn thực sự là người tỉ mỉ trong mọi công việc. Kể cả khi bạn chưa phải ứng viên phù hợp cho công việc đang tuyển, nhà tuyển dụng vẫn sẽ lưu lại chữ ký email để liên hệ khi có cơ hội tốt hơn.
>> Xem thêm: Cách Viết CV Marketing Chuẩn Con Nhà Người Ta, Hr Mê Tít
Lưu ý cần nhớ trước khi gửi email xin việc
Hãy dành chút thời gian đọc qua những chú ý cần thiết dưới đây để tạo nên một email đầy sức hút. Tham khảo ngay để khiến bản thân trở nên “đắt giá” hơn trong mắt nhà tuyển dụng.
Trình bày rõ ràng, đẹp mắt
Khi học cách viết email gửi CV xin việc, đừng bỏ qua tầm quan trọng của bố cục khoa học, gọn gàng. Để làm tốt điều này, bạn nên sử dụng định dạng thông minh để tạo ra một nội dung thư rõ ràng nhưng vẫn đảm bảo thú vị, không quá khô khan.
Ứng viên có thể tạo sự bắt mắt từ những dòng tiêu đề và lời chào đầu tiên, sau đó định dạng văn bản thường và dấu xuống hàng để nội dung đảm bảo dễ theo dõi. Trong những câu chữ đầu tiên, đừng trình bày quá dài vì dễ khiến người đọc mất hứng thú và muốn bỏ qua hồ sơ của bạn.
Không viết quá dài, lan man
Email xin việc là không gian để bạn chứng minh khả năng tổng hợp thông tin quan trọng. Ngoài ra, bạn cũng nên biết, các chuyên viên tuyển dụng thường xuyên bị áp lực bởi thời gian. Vậy nên, hãy chọn lọc nội dung, tập trung vào các điểm mấu chốt mà bạn muốn thể hiện. Một email ngắn gọn không chỉ thể hiện kỹ năng tóm tắt thuần thục mà còn tạo sự thuận tiện cho người đọc, đồng thời tôn trọng thời gian của họ.
Sử dụng tên email chuyên nghiệp
Khi học cách viết email gửi CV xin việc, bạn cần nhớ ngay cả địa chỉ hòm thư cũng phản ánh sự chuyên nghiệp. Thay vì sử dụng những cụm từ biệt danh hoặc tên miền lạc hậu, hãy chọn kết hợp tên riêng đơn giản để định vị bản thân rõ ràng hơn.
Ví dụ, chỉ nên đặt tên tài khoản “quoctuong18” chứ không phải là những cụm ký tự như “boydeptrai2x” để thể hiện sự chuẩn chỉnh trong từng chi tiết. Bên cạnh đó, đừng quên tạo lời mở đầu tỉ mỉ, mang tính thương hiệu riêng để “hạ gục” HR ngay từ phút đầu tiên.
Kiểm tra lại nội dung và tệp đính kèm trước khi gửi
Không có gì tồi tệ hơn là bấm gửi xong và nhận ra rằng có sai sót trong nội dung hoặc tệp đính kèm. Để tránh sự cố này, ứng viên cần kiểm tra lại từ đầu tới cuối ít nhất 2 lần để đảm bảo không gõ nhầm đoạn nào. Bên cạnh đó, việc soát lại toàn bộ còn hạn chế rủi ro quên đính kèm tệp hoặc gửi nhầm file CV bị hỏng.
Những sai lầm đáng tiếc thường gặp khi gửi email ứng tuyển
Trước khi click vào mục “Gửi/Send”, hãy đảm bảo cách viết email gửi CV xin việc của mình không mắc phải những lỗi sau.
- Viết nhầm tên tổ chức đang ứng tuyển: Điều này thể hiện sự thiếu cẩn thận trong quá trình viết thư và khiến HR bỏ qua hồ sơ ngay vì nghĩ bạn đang xin việc ở một nơi khác.
- Lỗi chính tả và ngữ pháp: Sai lầm này có thể gây ra ấn tượng không tốt và làm mất đi sự chuyên nghiệp của bạn.
- Lời văn chưa khéo léo, lủng củng và hấp tấp, thiếu uyển chuyển có thể khiến nhà tuyển dụng không tin tưởng vào khả năng giao tiếp của bạn. Họ sẽ e ngại bạn không thể hòa nhập và thích ứng với tập thể công ty. Do vậy, ứng viên cần áp dụng cách viết email nộp CV với ngôn ngữ chính xác, mạch lạc và thể hiện sự tự tin trong cách diễn đạt.
Lời Kết
Viết email kèm CV không chỉ là một bước đệm, mà còn là cơ hội để bạn thể hiện bản thân và tạo ấn tượng mạnh mẽ. Theo dõi chuyên mục cẩm nang việc làm OKVIP sẽ giúp bạn có kĩ năng chú ý đến từng chi tiết, triển khai lời viết chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng, bạn có thể khiến HR có hảo cảm ngay từ lần tiếp cận đầu tiên. Chúc bạn thành công trong hành trình tìm kiếm công việc mơ ước nhờ cách viết email gửi CV xin việc theo hướng dẫn trong bài này nhé.
